Faktury zakupowe z KSeF prosto do sklepu — jak sprawdzamy ceny zakupu fakturą

Punkt wyjścia: cena zakupu, której nikt nie sprawdza

Sklep, który sprzedaje od kilku hurtowni, liczy ceny sprzedaży z ceny zakupu. Cenę zakupu bierze z pliku albo cennika dostawcy — czasem wprost, czasem jako cenę katalogową z rabatem. Jeśli w tej regule jest błąd, marża na ekranie wygląda dobrze, a pieniądze uciekają po cichu.

Koszyk u dostawcy sprawdza jedną pozycję raz. Faktura sprawdza każdą kupioną pozycję, za każdym razem. Problem w tym, że faktury przychodziły jako PDF-y w mailach i nikt nie miał czasu porównywać ich z cennikiem wiersz po wierszu.

Jak to działa

1. Faktura przychodzi sama

Dostawca wystawia fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Program księgowy pobiera ją z KSeF automatycznie. Nasz system raz na kilka godzin sprawdza w programie księgowym nowe faktury kosztowe i bierze tylko te od dostawców towaru — po numerze NIP z listy dostawców sklepu. Paliwo, telefon czy leasing zostają w księgowości.

2. Rozpisanie na pozycje — tylko gdy wszystko się zgadza

Program księgowy oddaje przez API same sumy faktury, a nam potrzebne są pozycje. Bierzemy je z wizualizacji faktury z KSeF (PDF): nazwa, kod GTIN, ilość, cena. Pozycje wchodzą do systemu tylko wtedy, gdy ich suma zgadza się z sumą faktury, a numer i NIP-y — z danymi z API. Jeśli cokolwiek się nie zgadza, faktura zostaje oznaczona jako „do odczytania przez człowieka”. Nie zgadujemy.

3. Pozycja trafia do produktu

Kod GTIN z faktury łączymy z kodem EAN oferty tego samego dostawcy. Gdy pasuje dokładnie jedna oferta — pozycja jest przypisana. Gdy nie pasuje żadna albo pasuje kilka — sprawa trafia do człowieka, który wskazuje właściwy produkt.

4. Cena z faktury wobec ceny z cennika

Dla każdej przypisanej pozycji system porównuje cenę z faktury z ceną zakupu, z której liczy cenę w sklepie. Różnica od pół procenta (i co najmniej dwa grosze) to sprawa do decyzji — bo oznacza, że reguła ceny zakupu dla tego dostawcy może być błędna.

5. Status zapłaty z księgowości

Fakturę oznaczamy jako zapłaconą tam, gdzie zawsze — w programie księgowym. System sklepu tylko ten stan odczytuje, więc nie ma dwóch miejsc, w których trzeba to klikać.

droga faktury

KSeF → księgowość → sklep

bez ręcznego przepisywania

różnica ceny z faktury i z cennika

0,00 %

reguła ceny zakupu potwierdzona fakturą

próg sprawy do decyzji

0,5 %

i co najmniej 2 grosze na pozycji

Czego nauczyło nas łączenie faktur z cennikami

• „Nie wiem” jest lepsze niż zgadywanie. Faktura, której pozycji nie da się odczytać tak, żeby suma się zgadzała, czeka na człowieka. Jedna źle odczytana pozycja zepsułaby porównanie cen na długo.
• Konto w programie księgowym bywa wspólne. Jeśli prowadzisz kilka działalności na jednym koncie, sito po NIP-ie dostawcy musi stać przed zapisem czegokolwiek — inaczej do kosztów sklepu trafi faktura za paliwo.
• Kwoty zapisuj jako tekst albo w groszach. Liczba zmiennoprzecinkowa potrafi zamienić 103,18 zł w 103,18000000000000682 — w dzienniku zmian, którego nie da się już poprawić.

Dla kogo

Dla sklepów i hurtowni, które kupują od kilku dostawców i liczą ceny sprzedaży z ceny zakupu. Jeśli faktury od dostawców przychodzą już przez KSeF, połowa drogi jest gotowa. Więcej o tym, jak liczymy ceny: algorytmy cenowe. O automatyzacji krok po kroku: automatyzacja e-commerce.

Nota redakcyjna Treść przygotowana z pomocą narzędzi AI, sprawdzona przez autora — Jacek Iwaszkiewicz.